Dicter un email avec l'IA au lieu de le taper

Le problème : les emails qui attendent le soir

Un rendez-vous chez un client, un appel avec un fournisseur, une visite : il faut ensuite confirmer par écrit ce qui a été dit. Sur le moment, on note trois mots-clés. Le soir, on a oublié la moitié des détails, et l’email part tard, ou pas du tout.

La plupart des assistants IA (ChatGPT, Claude ou Gemini, par exemple) acceptent la dictée sur téléphone. Ils savent transformer une dictée en vrac en un email structuré.

La méthode en quatre étapes

1. Ouvrez l’application de votre assistant IA sur votre téléphone et appuyez sur le micro pour dicter (pas le mode conversation à voix haute, la simple dictée suffit).
2. Dites ce que l’email doit contenir, dans le désordre si besoin : à qui il s’adresse, ce qui a été décidé, ce que vous attendez de la personne, la prochaine étape.
3. Ajoutez la consigne (voir ci-dessous) pour préciser le ton et la forme.
4. Relisez, corrigez, puis copiez l’email dans votre messagerie. C’est vous qui l’envoyez, jamais l’IA à votre place.

La consigne à copier

Rédige un email à partir de ma dictée ci-dessous. Vouvoiement, ton cordial et professionnel, phrases courtes. Structure : un objet clair, un rappel de ce qui a été convenu, ce que j’attends de la personne, la prochaine étape. N’invente aucune information : si un détail manque (date, montant, nom), écris [À COMPLÉTER] à la place.

Le dernier point est le plus important. Une dictée oublie toujours quelque chose. Plutôt que de laisser l’IA deviner, vous lui demandez de signaler le trou.

Un exemple

Dictée, en sortant d’un rendez-vous :

« Mail pour le client qu’on vient de voir. On a validé la version deux du devis. Il faut qu’il me renvoie le devis signé et l’acompte. Je lui confirme la date de démarrage qu’on a dite. Je lui demande les plans définitifs. »

Résultat attendu : un email avec un objet du type « Suite à notre rendez-vous : validation du devis », un paragraphe de rappel, la liste des pièces attendues, et un [À COMPLÉTER] à la place de la date, puisqu’elle n’a pas été dictée.

Les trois précautions

• Relisez toujours les noms propres, les dates et les chiffres. La reconnaissance vocale se trompe surtout là.
• Ne dictez pas d’informations sensibles dans un compte personnel sans avoir réglé la confidentialité. Voir l’article IA et confidentialité : les bons réglages en entreprise.
• Gardez votre style. Si le résultat ne vous ressemble pas, dites-le à l’IA : « plus direct », « moins formel », « supprime les formules toutes faites ».

Aller plus loin : ne plus répéter la consigne

Retaper la même consigne à chaque fois finit par lasser. Les assistants IA permettent d’enregistrer des consignes permanentes : votre façon d’écrire, vos formules de politesse, vos mentions habituelles. Une fois ce réglage fait, une dictée de quelques phrases suffit. C’est exactement ce que nous installons lors du paramétrage des outils et dans un Assistant IA métier.

Rédigé par Florian Blanchet, fondateur d'IA Côte d'Azur Consulting, à Trans-en-Provence (Var). Mis à jour le 22 octobre 2026.