Ce que l’équipe sait déjà, et ce qui lui manque

Poser une question à ChatGPT, tout le monde sait le faire. Ce qui manque, en général, c’est la suite :

obtenir un résultat utilisable du premier coup, au lieu de reformuler cinq fois ;
lui confier un vrai document, et pas seulement une question ;
savoir quand ne pas lui faire confiance ;
savoir ce qu’on a le droit de lui confier, et avec quel compte ;
garder ce qui marche pour ne pas repartir de zéro à chaque fois.

Ce qu’on apprend vraiment

1. Écrire une demande claire

Une bonne demande ressemble aux consignes qu’on donnerait à un nouveau collaborateur : le contexte, la tâche, la forme attendue, et si possible un exemple. C’est la base de tout le reste, et c’est ce qui change le plus vite la qualité des réponses.

2. Travailler avec ses documents

Joindre un PDF, un tableau, un long échange de mails, et demander un résumé, une liste des dates et des montants, une réponse en brouillon. C’est là que l’IA fait gagner le plus de temps au bureau, sur des tâches que l’équipe fait déjà.

3. Vérifier ce que l’IA produit

ChatGPT peut se tromper avec beaucoup d’assurance : un chiffre, une date, un nom, une référence juridique. On apprend à repérer ce qui doit toujours être vérifié, et à lui demander ses sources quand il fait une recherche.

4. Protéger les données

Avec un compte personnel, les conversations peuvent servir à améliorer les modèles tant qu’on n’a pas désactivé ce réglage. Les offres pour les entreprises fonctionnent autrement. On fait le point sur les comptes de l’équipe, les réglages, et ce qu’on ne colle jamais. Voir IA et confidentialité : les bons réglages en entreprise.

5. Garder ce qui marche

Les demandes qui fonctionnent bien se rangent et se partagent. Dans ChatGPT, les Projets permettent de regrouper des documents de référence et des consignes pour un même sujet. En fin de formation, chacun repart avec ses demandes prêtes à réutiliser.

Un exemple d’exercice

L’équipe prend un vrai échange de mails avec un client, en retirant les informations sensibles, et l’essaie avec cette consigne :

Voici un échange de mails avec un client. Résume en cinq lignes ce qu’il demande, ce que nous avons déjà répondu et ce qui reste en suspens. Puis prépare une réponse courte, en vouvoiement, qui propose une solution concrète. Signale-moi tout ce que tu as dû supposer.

Chacun compare son résultat, on ajuste la consigne ensemble, et elle devient celle de l’entreprise.

Pourquoi on ne parle pas que de ChatGPT

Selon les entreprises, Gemini est déjà dans Gmail et Google Docs, Copilot dans Outlook et Word, et Claude a ses adeptes pour la rédaction. Une bonne formation part de ce que vous utilisez déjà, plutôt que de vous faire prendre un abonnement de plus. Pour y voir clair : ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot : quel assistant IA pour une TPE ?.

Ce que vous pouvez préparer avant

Trois tâches qui prennent du temps à l’équipe : un type de mail, un document qui revient, un tableau rempli à la main.
Quelques documents types, en retirant les informations sensibles.
La liste des comptes : qui utilise quel outil, avec un compte personnel ou un compte de l’entreprise.

Dans le Var et les Alpes-Maritimes

Nous formons les équipes dans leurs locaux, de Toulon à Draguignan, de Fréjus à Nice, sur leurs postes et leurs documents. La formation peut être financée par votre Opco, via un organisme de formation partenaire certifié Qualiopi (comment ça marche). Le premier échange se fait par téléphone, pour identifier vos besoins et construire la formation qui vous correspond.

Pour aller plus loin : La formation IA généraliste pour toute l'équipe

Formation ChatGPT en entreprise : ce que votre équipe apprend vraiment